réorganisation
Contexte
Le présent article réattribue les répartitions de tâches plus administratives du poste en adéquation avec le poste d’Assistante de Direction, ainsi que les répartitions des tâches comptables, financières et sociales.
Définition des missions et tâches
Volet administratif
La gestion des instances (CA, Bureau, CS, plénières de Conservateurs) et leurs suites (PV) est pris en charge par Fabienne. La composante bénévole au sens large est du ressort intégral d’Antoine en lien avec FB, SGR et IG.
| Assistance de direction, Fabienne B. | Comptable, Nicolas N. | RAF, Axelle M.D. | |
|---|---|---|---|
| Adhésions | X | ||
| Standard tel | X | ||
| Enregistrement du courrier | X | ||
| Classeurs accueil salariés | X | ||
| Frais et valorisation des temps bénévoles | X | ||
| Mise sous pli | X | ||
| Photocopie, reliures | X | ||
| Réservation de salles | X | ||
| Mise à jour des classeurs | X | ||
| Gestion des registres associatifs | X | ||
| Gestion inscriptions événementiels ponctuels | X | ||
| Gestion des contrats | X | ||
| Formation | X | ||
| Assurances | X | ||
| Véhicules (contraventions, sinistres, contrats | X | ||
| Commandes matériels hors programmation | X | ||
| Foncier (préparation doc notaire, suivi, classement et archivage papier | X | ||
| Délégation usages (contrôle de la base usage, MAJ septembre et janvier | X |
Volet comptable et social
[rouge]La gestion du volet social au sens large est du ressort d’Axelle en lien avec FB.[/rouge]
| Assistance de direction, Fabienne | Comptable, Nicolas | RAF, Axelle | |
|---|---|---|---|
| Gestion des candidatures et programmation des entretiens | X | ||
| Diffusion des offres d’emploi ou stage | X | ||
| MAJ Registre du personnel | X | ||
| Contrats de travail et conventions de stage | X | ||
| Actions liées au contrat de travail (DPAE, mutuelle etc...) | X | ||
| Médecine du travail | X | ||
| Gestion des frais | X | ||
| Gestion des feuilles de temps via Logeproj | X | ||
| Gestion des demandes d’absence | X | ||
| Etablissement devis animations | X | ||
| Enregistrements comptables courants (saisie frais généraux, frais, facturations, sous-traitances …) | X | ||
| Validation engagements de dépenses courantes hors programmation | X | X | |
| Suivi de la programmation et subventions | X | X | |
| Gestion des actions sous logeproj (ajout de lignes, MAJ diverses | X |