Structure des données Nextcloud

Principes de bases et conséquences

Certains principes de fonctionnement de Nextcloud sont à prendre en compte pour bien faire les choses.

Ou voit-on les partages ?
Quand vous partagez avec quelqu’un un fichier ou un dossier, il s’affiche à la racine de l’arborescence du destinataire du partage. Dans la capture ci dessous, le dossier Florence correspond à un dossier que Florence a partagé avec ludodo. Par conséquence, si beaucoup de monde partage des choses avec vous, votre racine va être remplie de fichiers/dossiers que les autres partagent avec vous, et ce sans structuration logique ou thématique.

A qui appartiennent les données d’un dossier partagé ?
Quand un dossier est partagé avec les droits d’écriture, il est possible pour ceux avec qui vous partagez ce dossier d’y ajouter des documents voire des dossiers. Toutes les données ainsi déposées seront comptabilisées dans le quota de données de la personne qui a partagé le dossier.

Pour bien suivre la suite, voici ce que l’on veut obtenir :

Partages communs

Afin de palier aux deux contraintes précédentes, la structure suivante est mise en place. Deux partages principaux sont disponibles, dans l’esprit de l’ancien serveur FTP. Ils sont la propriété d’un compte sans limite de quota (illimité) et sont modifiables par tous les membres du groupe ’cencvl’ (tous les salariés) :

• permanent : on va y retrouver ce qui était contenu dans le répertoire FTP permanent, les données ont vocation à rester à disposition tant que c’est utile,
• echange : pour partager temporairement des documents, à vous d’organiser les sous-dossiers soit par dossier de travail (GTPI, N2000 Loire45...) soit par personne en indiquant vos initiales par exemple. Il n’y a pas de processus de nettoyage automatique dans ce répertoire, donc penser à faire régulièrement le ménage. L’administrateur se réserve le droit de supprimer des contenus anciens en tant que besoin.

Partages externes

Pour partager avec des personnes sans compte nextcloud (externes), je vous conseille de créer un répertoire "public" dans lequel vous pourrez déposer et partager des données pour un public externe.

Attention, ne partagez pas tout le dossier public mais ses sous-dossiers par destinataire.

Même si le public visé est externe, vous pouvez également simultanément partager avec des collègues par facilité de diffusion. Néanmoins, pensez bien que dans ce cas ce dossier partagé apparaîtra à la racine de leur arborescence.

La encore, pensez à nettoyer quand la données n’est plus utile.

Attention !
Dans le cas ou vous partagez un document bureautique, même en interdisant l’édition, pensez bien que nextcloud ouvrira le contenu avec collabora. Le fichier deviendra alors enregistrable dans différents formats (MS Office, LibreOffice, PDF). Donc si vous ne souhaitez pas que votre destinataire puisse créer une copie directement modifiable de votre document, pensez à le partager directement au format PDF, ce qui rend plus compliqué sa réutilisation.

Partages spécifiques

Dans le cas ou vous voulez limiter la visibilité d’un fichier/dossier avec un groupe restreint de salariés, il vous suffira de localiser ce document en dehors des deux partages communs ("permanent" et "echange"), et de préciser les destinataires dans le partage. La encore, ce dossier apparaîtra à la racine de leur arborescence (exemple du dossier Florence ici).

Bien gérer la synchronisation

Afin de bien gérer vos flux de synchronisation entre vos différents périphériques sur lesquels vous avez configuré un client nextcloud, voici une proposition d’organisation :

• dossier "envoi" : permet d’envoyer sur le serveur nextcloud des documents via le logiciel client nextcloud, voir l’article à ce sujet, pensez bien à repositionner vos données dans le répertoire final après fin de l’envoi. Ce dossier est à synchroniser par défaut.
• dossier "synhcro" : ce dossier est à synchroniser par défaut. Vous allez l’utiliser pour stocker des données que vous voulez toujours accessibles en local sur vos différents périphériques/ordinateurs. Quand je dis en local, j’entends par là disponible même sans connexion internet. Un seul mot d’ordre ici : limiter au strict minimum la quantité de données dans ce répertoire, pensez à votre quota et à la bande passante !
• dossier "documents" : utile pour stocker des documents que vous voudriez toujours accessible en ligne. La différence avec le dossier "synchro", c’est justement qu’on ne va pas en synchroniser le contenu systématiquement. Les données ne seront accessibles qu’à condition d’avoir une connexion internet.