Liste de diffusion Zimbra

Creer une liste de diffusion

Depuis la console d’administration de zimbra, aller dans le menu à gauche sur Gérer (sous accueil).
Utilisez vos comptes de messageries électroniques comme identifiants.

Attention ! Seules les personnes désignés comme générateur de gros mailings ont les droits nécessaires. Si vous pensez avoir ce type de besoins, merci de vous faire connaître auprès de votre administrateur informatique.

La liste des diffusions s’affiche comme ci-dessous.

Notez bien les différents items :

• adresse mail : le nom de la liste de diffusion et adresse mail qu’il faudra utiliser pour l’envoi, de ce fait le nom doit respecter les règles de nommage informatique pour un mail (pas de casse, pas d’espaces, pas de caractères spéciaux, pas d’accent, etc...)
• nom affiché : merci d’indiquer ici les initiales du créateur de la liste. Toutes celles qui ont l’indication "NE PAS SUPPRIMER" sont des listes que vous ne devez modifier ou supprimer en aucun cas,
• Description : décrit le contenu ou l’utilisation de la liste.

Pour créer une nouvelle liste, cliquer sur le menu déroulant en haut à droite (après Aide et la roue dentelée) et choisir nouveau

Dans la boite de dialogue indiquez à minima le nom de la liste (entouré en rouge dans la capture ci-dessous), vos initiales dans le champ "nom affiché" et éventuellement vous pouvez déjà saisir des adresses mail (partie encadrée en vert).

Notez au passage la virgule qui sépare les différentes adresses mail associées à la liste. Pour indiquer plusieurs adresses, vous pouvez utiliser soit le séparateur virgule, soit un saut à la ligne. Si vous n’avez pas votre liste de contacts disponibles sous la main au moment de la création de la liste, vous pourrez revenir ici pour ajouter les adresses plus tard. Dans le paragraphe suivant, une méthode de préparation de la liste des contacts vous est proposé.

Après avoir cliquer sur suivant, il faut cocher la case "peut recevoir des mails" sinon votre liste ne servira à rien.

Tous les autres champs ne sont pas utiles à être complété par défaut.

Préparer vos contacts

L’objectif est d’obtenir une liste d’adresses mail épurée séparées soit par des virgules, soit par des sauts à la ligne.
Nous allons présenter ici la récupération d’une suite d’adresse depuis notre application BD contact (version 3).

Dans la BD contact, sur une sélection de contact issu d’une recherche, d’un carnet ou toute autre endroit, vous avez systématiquement un bouton action sur la gauche pour créer un mail. En cliquant dessus, vous obtenez la page ci-dessous avec un texte "Cliquez [bleu]ici[/bleu] pour ouvrir votre logiciel de messagerie"

Dans cette fenêtre,

• vous sélectionnez individuellement les lignes qui vous intéressent ou vous cliquez en haut sur le "A" pour sélectionner toutes les adresses mails disponibles,*
• ensuite il suffit de cliquer sur le bouton "Copier les adresses sélectionnées dans le presse-papiers"
  Vous obtenez dans le presse-papier la liste de toutes les adresses mails séparées par une virgule. Vous n’avez plus qu’à copier dans la fenêtre d’édition de liste de diffusion dans le bloc encadré en vert dans la capture écran "édition de liste" un peu plus haut dans cet article. Et voilà, le tour est joué.

Utiliser la liste de diffusion

Rien de plus simple, la liste de diffusion est une adresse mail unique, il vous suffit donc d’envoyer votre mail à cette adresse unique, par exemple à "malistededif@cen-centrevaldeloire.org".

Actualiser la liste des contacts

Dans le cas d’une liste de diffusion dont les destinataires évoluent, le plus simple sera de procéder par un vidage de la liste des membres associés suivi d’un réimport des adresses mail selon la méthode déjà décrite.
De ce fait, il est fortement conseillé d’utiliser les carnets d’adresse de la BD contact pour tenir à jour vos listes de diffusions en amont.