En résumé :

  • Un choix de suite bureautique à usage professionnel existe, Microsoft Office n’est pas seul,
  • le choix d’un logiciel impact les formats de fichiers utilisables,
  • pour garantir la pérennité des données à long terme, seuls les formats ouverts et normés sont appropriés,
  • l’arrivée du web a bousculé le marché : système de licence par location, problématique de stockage des fichiers sur des cloud, fonctionnement collaboratif,
  • pour des raisons économiques et éthiques, le Conservatoire n’impose pas le choix de Microsoft Office, mais en limite le périmètre et l’évolution,
  • le créateur d’un fichier est maître du choix du format de fichier généré, en tenant compte du destinataire du rendu, du nombre de personnes amenés à modifier et de la complexité des apports attendus, le format choisi implique des logiciels appropriés,
  • des fonctionnalités spécifiques peuvent être pris en charge en partageant une licence du logiciel approprié entre plusieurs utilisateurs,
  • l’apprentissage d’un logiciel peut toujours être pris en charge dans le cadre du plan de formation.

Une suite bureautique ?

C’est quoi ?

De nos jours sur PC, après le navigateur web, les logiciels bureautiques regroupés sous forme de suites bureautiques restent les outils informatiques les plus utilisés au quotidien.

  • Elles contiennent en général :

    • un traitement de texte : permet de mettre en forme des paragraphes, avec des titres, des illustrations, une pagination, etc...

    • un tableur : données structurées sous forme de grille colonne/lignes dit matricielle,

    • un logiciel de présentation : permet de préparer des documents que l’on peut projeter pour accompagner une intervention orale de présentation d’un sujet.

  • D’autres éléments sont parfois ajoutés dans ces suite, en voici une liste non exhaustive :

    • un logiciel de base de données,

    • un logiciel de dessin,

    • un client de messagerie électronique/agenda,

    • un logiciel de visioconférence...

Le web est arrivé

Il fut un temps ou une suite bureautique était un logiciel que l’on installait sur son ordinateur, avec des fichiers stockés en local dessus, ou pour les entreprises, sur un serveur de fichier local.
Seulement, le web est arrivé et de nos jours, il existe un portage de ces logiciels dans le monde du web. Les conséquences sont très importantes :

  • le système de gestion des licences ce ces applications : la location d’un accès annuel par utilisateur a remplacé l’achat d’une licence mono-poste à vie, de ce fait le coût est lissé dans le temps, mais surtout en réalité augmenté,
  • le stockage des fichiers : finit le stockage en "local", désormais le stockage se fait sur des clouds souvent imposé par l’éditeur de la solution, avec une problématique de propriété de la donnée ainsi stockée.

Etat du marché

Contrairement à ce que certains pensent, il n’existe pas que la solution de Microsoft, mais si. Voici une liste non exhaustive :

Google Apps : sur le web, c’est la suite la plus utilisé, avec tout l’environnement google, loin devant celle de Microsoft,

Microsoft Office : en quasi-monopole sur les suites installés sur les ordinateurs (avec licences définitive), sa version web est appelée Microsoft 365 et couplé au stockage onedrive,

LibreOffice ( et Apache OpenOffice) : suite bureautique opensource, sa spécificité est de garantir le respect de formats informatiques ouverts et standardisés, son portage sur le web s’appelle collabora, la partie stockage n’est pas imposée,

WPS Office : sa version standard est gratuite (mais pas opensource), elle ressemble très fortement à la suite de Microsoft et apporte la meilleure compatibilité avec les formats de ce dernier. Un stockage cloud est proposé pour les clients payant,

Onlyoffice : fortement orienté en mode web, elle est 100% compatible avec les formats de Microsoft. La fonction de stockage des fichiers est délégué à une application tierce, tout comme le fait Collabora.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter cet article.

Les formats de fichiers

Voici le point sans doute le plus important et qui est malheureusement souvent maltraité dans le choix de ces solutions.

Format propriétaire

Qui n’a jamais essayé d’ouvrir un vieux fichiers word créé dans une vieille version de l’application avec une version actuelle de la suite ? Les difficultés peuvent être insurmontables. La raison est simple, l’éditeur de ce format est seul maître de ce qu’il en fait et ne donne pas la possibilité à d’autres éditeurs de connaître la recette pour le fabriquer. Les autres éditeurs sont obligés d’utiliser ce que l’on appelle des technique de retro-engineering pour comprendre comment fabriquer ces formats.
En cas de disparition de l’éditeur de ce format, le risque de ne plus pouvoir lire ces formats sur le long terme est plus que réel.
Les principaux formats propriétaire de Microsoft sont :

  • anciens formats : DOC, XLS, PPT
  • Office Open XML : DOCX, XLSX, PPTX

Les formats ouverts

Un format ouvert se caractérise généralement par :

  • la transparence : les spécifications et la documentation du format sont accessibles au public afin que chacun puisse comprendre son fonctionnement,
  • l’accessibilité : les formats ouverts peuvent être utilisés par différentes applications et plates-formes logicielles, favorisant l’interopérabilité et évitant la dépendance vis-à-vis d’un fournisseur,
  • la longévité : étant donné que les formats ouverts ne sont pas liés à des logiciels ou à des entreprises spécifiques, ils sont plus susceptibles d’être pris en charge et maintenus sur le long terme.

Exemples de formats avec LibreOffice, au format OpenDocument : ODT, ODS, ODP

Comparaison de ces deux formats

Voici une schématisation des scenarii d’utilisation des deux types de formats :

Formats ouverts pour quoi faire
April

Tentative de normalisation

Plusieurs tentatives de mettre en place des formats standardisés ont été menées par différentes structures, institutionnels ou regroupements d’acteurs privés, il en a découlé un format Open Document Format (ODF), certifié par l’AFNOR en France.
Malheureusement, après s’être engagé dans cette démarche, Microsoft a sorti son propre format OOXML, puis demandé de manière insistance sa certification auprès des instances de réglementation, alors que les spécifications du format ne sont pas 100% accessibles à d’autres éditeurs, avec des restriction de licences.
Du coup de nos jours, nous avons deux formats standardisé ISO pour un même objet, cas assez unique dans l’industrie.
Pour plus de détail, vous pouvez lire cette note de la CNIL.

Du coup quelle norme faut-il choisir ? Voici une réponse générale (extraite de cette page) :
Choisissez Office Open XML si :

  • vous utilisez principalement Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint),
  • vous souhaitez une prise en charge complète des fonctionnalités avancées, des macros et de la mise en forme,
  • vous collaborez avec d’autres personnes qui utilisent aussi Microsoft Office,
  • vous avez besoin d’assurer la compatibilité avec les entreprises, les écoles et les organisations utilisant Microsoft Office.

Choisissez OpenDocument si :

  • Vous utilisez OpenOffice, LibreOffice ou une autre suite bureautique open-source,
  • Vous souhaitez un format gratuit et ouvert, compatible avec plusieurs plateformes,
  • Vous partagez des documents avec des personnes qui n’ont pas Microsoft Office,
  • Vous privilégiez l’accessibilité à long terme et les normes ouvertes pour vos fichiers.

Cette approche est pragmatique mais fait fi de tout positionnement idéologique, stratégique ou économique.

Stratégie au Cen

Les éléments principaux de la réflexion du conservatoire vis à vis ce cette problématique sont les suivants :

Pérennité des documents

Une grande partie des documents du Cen ont vocation a avoir une longue durée de conservation, les plans de gestion par exemple. Partant de ce constat, il ne devrait être enregistré que dans un format qui garantit au maximum sa pérennité. De ce fait, aucun document à longue conservation ne devrait utiliser des formats propriétaires, mais uniquement des formats ouverts. Deux options s’offrent à nous :

  • pour rester éditable : Open Document File , nativement généré dans LibreOffice, MS Office permet également d’exporter dans ce format, mais ce sera avec perte partiel de mise en forme, à noter que WPS Office ne gère pas du tout cette norme,
  • en lecture seule : PDF.

Sont absolument à proscrire les anciens formats de MS Office (DOC, XLS, PPT) qui ne correspondent à aucune norme ISO, que ce soit ODF ou OOXML. Tous les documents de ce type devra à minima être converti en OOXML au plus vite.

Coût financier

Jusqu’à présent, sur tous les postes informatiques, MS Office a été installé, sauf à la demande explicite de l’utilisateur ou si l’OS est incompatible (Linux).
Dans le cadre des accords nationaux entre ADB Solidatech et Microsoft, nous avons pu acheter des licences "à vie" en contrat OPEN à coûts réduits. Ce type de licence a l’avantage de ne pas être associé à un ordinateur comme les licences OEM. Elles peuvent donc être de nouveau utilisée lors du changement de machine.
Désormais, cette structure ne propose plus que des abonnements au programme Office 365. De ce fait, si nous souhaitons monter en version toutes nos versions d’Office 2010 ou 2013, nous serions contraint de basculer dans ce modèle économique, ce qui augmentera les charges pour la structure.

Garantie de la confidentialité des données

Cette question fait écho au mode web. En effet, avec une suite comme office 365 ou google, le stockage se fait sur les serveurs de cloud de ces éditeurs de logiciels.
Ce stockage n’est pas sans poser des soucis de confidentialité de nos données, à minima du contrôle des données, du fait de contrats d’utilisation qui vous garantissent la propriété intellectuelle sur le papier. Néanmoins les cas de détournement de ces informations à des fins non désirées (publicité, commerciales) sont plus que fréquent.

De ce fait, nous avons mis en place une infra de cloud interne, avec la solution logicielle Nextcloud, que nous avons couplé avec le module bureautique Collabora (portage de libreoffice en mode web).

Echange de document avec nos partenaires

L’argument massue de la plupart des personnes réticentes à des solutions alternatives. Si vos partenaires utilisent les formats de la suite MS Office, vous êtes contraint de les utiliser à votre tour. Certes... mais :

  • il est possible d’utiliser d’autres suites bureautiques que MS Office 100% compatible en terme de formats,
  • la logique financière de vos partenaires n’est pas la vôtre, si le partenaire a les moyens et la volonté de payer des licences à toute son équipe, c’est leur choix, il n’a pas à nous l’imposer,
  • si vous faites le choix d’utiliser un logiciel libre et des formats ouverts, le partenaire n’a aucun blocage pour lire vos documents puisqu’un format ouvert est utilisable depuis plusieurs applications et qu’un logiciel libre est librement distribuable et installable. Seule la mauvaise foi d’équipes informatiques ne souhaitant pas ce compliquer la vie avec une multiplicité de logiciel dans une même famille est souvent le vrai frein,
  • certains partenaires institutionnels, dont des ministères comme celui de l’écologie, ont déjà intégré que la pérennité de leurs données est un enjeu assez fort pour faire un choix différent des formats propriétaires, il nous faudra donc générer des fichiers Open Document avec eux.

Compétences et facilité d’utilisation

Autre argument massue, il est difficile d’utiliser un logiciel différent de celui auquel nous sommes accoutumés. La dessus soyons clair, même si MS Office et LibreOffice ont des similitudes, ce ne sont pas des clones (contrairement à WPS Office vis a vis de MS Office), loin s’en faut.
La philosophie de fonctionnement des deux environnements est assez différente.

Il est donc tout à fait vrai que migrer d’un environnement à l’autre nécessite un temps d’apprentissage et une formation est même souhaitable. Nous avons la chance au conservatoire d’avoir un plan de formation annuel qui permet à ceux qui en sentirait le besoin de suivre des formations adaptées.

Pour ceux dont le besoin se limite à consulter un document pour apporter des corrections ou des précisions, nulle formation n’est nécessaire, cela reste semblable et intuitif.

A noter que l’équipe informatique peut apporter du support sur l’environnement LibreOffice qu’il utilise depuis de nombreuses années.

Fonctionnalité avancé dans certains domaines

Dans l’ensemble, tout ce que peut faire MS Office, LibreOffice peut le faire. Néanmoins, certaines fonctionnalités semblent ne pas, ou difficilement, être accessible. De ce fait, dans certains cas très pointu, concernant exclusivement Excel, il peut être indispensable d’utiliser cette application. Néanmoins, sur une année, ces besoins restent limités.

Attention néanmoins, si vous essayez de faire de la base de données avec Excel, c’est sans doute que vous avez besoin d’une vrai base de données. Auquel cas il vaut mieux se tourner vers l’équipe informatique pour monter un projet et développer une application interne.

Stratégie de mutualisation

Si l’on considère que la grande majorité des besoins sont couverts par les différentes suites bureautiques, et que seules quelques fonctionnalités très spécifiques sont nécessaires quelque fois dans l’année pour un utilisateur, est-ce nécessaire de payer une licence par salarié pour répondre à ces besoins ?
Une alternative est de payer une licence, installée sur un poste partagée par l’ensemble de l’équipe, que chacun peut utiliser pour ces besoins exceptionnels, avec réservation du matériel. C’est chez nous le principe des "postes aveugles".

Voici les situations ou il peut être intéressant d’avoir une licence à disposition :

  • fonctionnalité spécifique sous Excel,
  • transformation de format : il arrive qu’entre différentes versions de Ms Office, il y a des soucis de compatibilité (et oui !! bienvenu dans le monde des formats propriétaire), la licence partagée permettrait de faire des changements de format,
  • impossibilité d’installer MS Office sur le poste client, cette question est développé ci-après.

Impact sur le choix du système d’exploitation

Toutes les suites bureautiques ne sont pas multi-plateforme :

  • MS Office même dans sa version Web : compatible Windows, MacOS, iOs, Android,
  • Libreoffice : Windows, MacOs, Linux, iOs Android,
  • WPS Office : Windows, MacOs, Linux, iOs Android.

Par conséquence, l’utilisation de MS Office sur l’ensemble du parc oblige à utiliser le système Windows. Or la politique de la firme de Redmond avec son système pousse à l’obsolescence des ordinateurs encore fonctionnels sous couvert de compatibilité (exemple du passage de Windows 10 à windows 11).
Parallèlement, les systèmes Linux permettent de prolonger la durée de vie des ordinateurs tout en facilitant grandement leur montée en version, permettant ainsi d’avoir un système toujours actuel et sécurisé. Les interventions de maintenance du responsable informatique sont également diminuées sur cette environnement.

En conclusion, un poste client sous Linux avec Libreoffice, c’est une durée de vie prolongée, un système toujours à jour, une pérennité de donnée, une économie financière sur le renouvellement du parc. A l’opposé, sous Windows avec MS Office, c’est des obsolescences programmées poussant au remplacement du matériel, des formats propriétaires ne garantissant pas sur le long terme la pérennité des données.

Valeurs culturels du Cen

Énormément d’éléments présentés dans cet article peuvent relever de l’idéologie diront certains. Et c’est peut-être vrai. Néanmoins quand nous regardons certaines des valeurs au coeur de l’existance des Cen comme celle-ci :

  • préservation de la diversité,
  • stratégie sur le long terme,
  • partage du savoir,
  • sobriété écologique,
  • non marchandisation du vivant,
  • travail collaboratif,
  • mutualisation des moyens...

Nous avons tendance à penser que le choix d’une suite bureautique peut aussi se faire en adéquation avec ces valeurs et que la balance penche alors naturellement vers une solution plus qu’une autre, et ce n’est pas le tout Microsoft.

Et Concrètement alors ?

Quel choix sont à ma disposition à la date de cet article ?
L’objectif est que chaque salarié puisse remplir ses missions dans le maximum de confort. Partant de cet état d’esprit, il n’est pas question d’imposer telle ou telle solution, mais de s’adapter à chacun, tout en ayant conscience de l’impact de ses choix.

Les différents scenarii possibles sont les suivants :

  • utiliser MS Office sous windows : une version de MS Office est en place sur mon poste, je dois faire avec cette version et si j’ai un besoin en lien avec une version plus récente, il faudra que j’exploite une licence mutualisée. Je peux être amené à manipuler ponctuellement des fichiers de mes collègues avec LibreOffice. J’essaye dans la mesure du possible d’enregistrer mes documents au format ODF ou à défaut OOXML (docx, xlsx...),
  • utiliser WPS Office sous windows : je ne veux pas utiliser une version ancienne de MS Office mais je ne veux pas abandonner le confort de la suite MS Office. Si certaines fonctionnalités sont manquantes, j’utiliserai la licence mutualisée. Je peux être amené à manipuler poncutellement des fichiers de mes collègues avec LibreOffice. Je ne peux enregistrer qu’au format OOXML,
  • utiliser LibreOffice sous windows ou linux : je crée tous mes documents sur libreOffice du moment que les contributions de mes collègues ou partenaires sont secondaires. Si je suis plus contraint par les interactions de tiers sur le document, qui ne veulent pas jouer le jeu du format ouvert, j’utilise le format OOXML que j’édite avec WPS Office.
  • document collaboratif : si j’ébauche un document en mode collaboratif, je vais utiliser la plate-forme nextcloud+collabora. Une fois le fond abouti, je récupère le document en local et je l’édite avec le logiciel de mon choix, si possible LibreOffice qui sera plus compatible avec le fichier source et qui peut me permettre de continuer à profiter du partage sur la plate-forme sans risque de corruption. Si je choisis le format OOXML, j’abandonne la possibilité d’utiliser la rédaction collaborative en ligne sur notre plate-forme, seul le partage restera efficace.

Je précise qu’à cette date, le poste aveugle sur le serveur dédié (IP 192.168.100.201) possède une version de MS Office 2013, qui est la version la plus récente à notre disposition. Nous envisageons néanmoins l’acquisition d’une licence Office 365 à partager sur ce poste.