I. Créer une nouvelle notice

Deux méthodes sont possibles, manuellement ou par récupération automatique à partir d’un site internet :

1. saisir manuellement les informations de la notice.

  • pour cela, cliquez sur le bouton nouveau document en haut de l’interface de Zotero (bouton vert rond avec un symbole plus blanc

    ),

  • choisissez le type de notice que vous souhaitez créer [Il sera toujours possible de modifier le type de notice après sa création si l’on s’est trompé.]. Les types les plus courants sont :
    • Document (prospectus, plaquettes d’informations, etc.),
    • Rapport (plan de gestion, rapport de stage, etc.),
    • Article de revue (article de Espaces naturels, Symbioses, Recherches naturalistes en région Centre, etc.)
    • et Livre.
  • un nouvel élément est créé dans le panneau central de Zotero, et vous pouvez commencer à remplir les informations sur votre document dans le panneau de droite.
  • veillez à remplir au moins les champs suivants :
    • titre
    • auteur
    • date

2. récupérer automatiquement les informations depuis un site de référence sur internet
Pour se simplifier la vie, on peut chercher à importer automatiquement les informations d’une notice, lorsqu’il s’agit d’un livre publié, d’un article de revue, et en général de tout document publié sur internet. Pour cela, vous remarquerez une icône à droite dans la barre de titre de votre navigateur, en forme de feuille de papier, de livre, ou autre.

bouton d’import automatique d’une noteice par Zotero

En cliquant sur cette icône, vous verrez apparaître en bas à droite un encart indiquant que Zotero enregistre les informations de votre article, livre, site internet, etc. dans la bibliothèque.

enregistrement automatique d’une notice en cours

En vous rendant à nouveau dans Zotero, vous vous apercevrez que votre souhait est exaucé : la notice est présente, avec toutes les informations nécessaires : titre, auteur, date, lien du site internet, parfois le résumé, les marqueurs, etc.

la nouvelle a été créée automatiquement par Zotero

Une précaution à prendre toutefois ! Vérifiez que vous avez d’abord sélectionné la bonne collection dans Zotero. En effet Zotero va importer la notice dans le dernier emplacement sélectionné.

La vidéo ci-dessous (environ 6 minutes) récapitule cette méthode.

Deux sites internet sont très pratiques à consulter pour rechercher et importer rapidement des notices :

  • Sudoc, le catalogue du Système Universitaire de Documentation,
  • Google scholar pour rechercher des articles de revues françaises et internationales.

Mais vous pourrez également récupérer automatiquement les informations à partir de sites comme Amazon, SciencesDirect, Google Books, New York Times, le Monde, etc.

II. Ranger et classer une notice


Afin d’optimiser le classement des documents, et de permettre à vos collègues de trouver plus rapidement l’information qu’ils cherchent, merci de respecter ces consignes lorsque vous créez une notice :

  • une fois une notice créée, vous pouvez la ranger dans plusieurs "collections" de notices (les icônes de dossier

    ), dans le panneau gauche de Zotero. Pour cela, faites simplement glisser votre notice depuis le panneau central, vers la collection de votre choix. Par exemple, le livre "Quelle est donc cette fleur ?", un guide nature des éditions Nathan, a été classé à la fois dans les collections "Flore" et "Pédagogie/Education" car son contenu correspond à ces deux thèmes. Néanmoins on n’a pas créé de doublon, car Zotero a simplement créé un raccourci vers cette notice depuis les deux collections.

  • ajoutez au moins un marqueur (onglet "Marqueurs" du panneau droit d’une notice) en fonction de l’antenne où se trouve le document : Antenne 37-41, Antenne 18-36, Antenne 28-45, Siège, Chartres.
  • deux cas de figure peuvent se présenter ensuite selon que le document est numérique ou sous format papier :
    • fichier numérique :
      • pour faciliter l’accès des collègues au document, on pourra aller déposer sur le serveur FTP le fichier du document, dans le dossier prévu à cet effet /zotero/
      • on indiquera ensuite dans le champ "URL" de la notice, l’adresse suivante : ftp://ftpzotero:zot@ftp.cen-centre.org/NOM_DU_DOCUMENT . Attention, le nom du document ne doit comporter ni espaces, ni majuscule, ni accents, ni caractère spécial type point d’exclamation, virgule, etc. On remplacera dans le nom du document les espaces par des tirets "-" ou "_".
adresse ftp à ajouter pour diffuser un document
      • ainsi, un collègue situé à l’autre bout de la région pourra aller consulter directement le fichier que vous ainsi mis à disposition. Merci !
    • fichier sous format papier :
      • indiquez dans le champ "Archive" de la notice un simple "oui", puis ajoutez l’emplacement du document dans vos archives, par l’ajout d’une note (par exemple : "antenne 37/41 : bibliothèque naturaliste")
      • vous permettrez ainsi aux collègues qui vous succéderont de retrouver plus facilement ce document. Merci !

Voilà ! vous savez maintenant comment ajouter une nouvelle notice et bien la renseigner pour qu’elle soit accessible à vos collègues ! Félicitations !

C’était trop facile et vous souhaitez aller plus loin ? Allez voir les articles suivants :