Module temps de travail (V1)

Merci de lire au préalable la note de service suivante :

Règles paramétrées par forfait

• Forfait heure

  

• forfait jour

  

Saisie du temps de travail prévisionnel sur une année

Dans le menu Outils, sélectionner saisie des horaires pour afficher la fenêtre de saisie des temps prévisionnels par période.

Afin de faciliter et rendre la saisie plus rapide, on peut créer des semaines types en cliquant sur l’icône représenté par une feuille blanche.

Des horaires sont déjà saisis par défaut, à chaque utilisateur de les modifier en fonction des horaires souhaités pour la semaine type en renseignant les heures d’embauche/ débauche matin et après-midi. L’utilisation des tabulations et la fonction copier/coller sont possibles dans cette fenêtre pour procéder aux modifications.

Attention, la saisie se fait au format horaire hh:mm.

Cette fenêtre calcule ainsi le nombre d’heures hebdomadaires, le nombre de jours travaillés pour une semaine type, ainsi que le nombre d’heures et le nombre de jours travaillés sur la période.
On peut à l’envie appliquer cette semaine type à la semaine, au mois, au trimestre ou à l’année. L’idée est de différencier au mieux les périodes de basse activité et de haute activité afin d’établir un prévisionnel cohérent par rapport au plan de charge respectif de chaque salarié.

Une fois la période sélectionnée et validée au moyen de la disquette, une fenêtre s’ouvre indiquant la période pour laquelle la saisie des horaires prévisionnels a été validée. Cette opération peut prendre 2-3 minutes. Il faut attendre l’apparition du message de confirmation (cf ci-dessous).

La fenêtre de saisie des horaires par période est ainsi actualisée.

Cette opération est à répéter autant de fois que l’on souhaite créer de semaines types.

Si des heures ont déjà été prévues sur cette période en saisie manuelle ou en en définissant une semaine type préalable incluant cette période, cliquez sur « oui » pour que cela écrase bien la saisie précédente et prenne en compte cette semaine type pour les périodes souhaitées à modifier.

La fenêtre de saisie des horaires par période est ainsi actualisée.

Pour modifier l’affichage des périodes sélectionnées, il faut modifier les « date début » et « date fin » dans le filtre de sélection, et cliquer sur l’icône « rafraîchir l’affichage » dans les actions.

Cela permet de vérifier que la saisie prévisionnelle est bien correcte.

Selon la période sélectionnée, cela permet de savoir combien d’heures, de jours et de CP sont susceptibles d’être réalisés. En sélectionnant l’année, cela permet d’ajuster ensuite le prévisionnel pour atteindre le quota d’heures ou de jours à réaliser, et de poser l’intégralité des CP pour les droits ouverts au 1er janvier de l’année N.

N.B. : Il vous est conseillé de sélectionner le mois comme période pour faire des modifications de prévisionnel, dans l’attente d’une amélioration de Cilog pour permettre toutes modifications en sélectionnant l’année complète.

Les jours fériés sont grisés ce qui permet de les identifier facilement en saisie manuelle ou d’aller supprimer les heures qui auraient pu être incrémentées sur ces jours-là en définissant une ou plusieurs semaines types.

Il faut se placer dans les colonnes concernées et supprimer les plages horaires, avant d’enregistrer les modifications.

Il en est de même quand on prévoit des jours de récupération par exemple au moment des ponts.

Une fois l’enregistrement fait, une fenêtre de validation apparaît pour confirmer la mise à jour de la saisie.

Concernant les congés payés, une ligne ad hoc a été prévue pour renseigner les jours concernés.

Une fois toutes les saisies horaires renseignées et ajustées et les CP posés, sur la sélection annuelle, il convient de vérifier que le nombre d’heures ou de jours et le nombre de CP sur la période N correspondent bien aux objectifs à remplir compte tenu des quotas de chacun.
Hors régularisation par report de l’année antérieure ou d’année incomplète de présence, pour rappel, selon les conventions heures ou jours, le nombre d’heures à réaliser est plafonné à 1547H (journée de solidarité incluse) ou 215 ou 205 jours de forfait selon les conventions choisies, et 25 jours de CP.

Penser à bien intégrer aussi les samedis et/ou dimanches susceptibles d’être travaillés afin d’être au plus juste dans le prévisionnel.

ATTENTION : Dans la version 2016, Logeproj© ne calcule pas le temps de travail effectif en tenant compte des majorations, ceci se fait dans le tableau de bord dont l’export est expliqué plus loin. Veillez donc à tenir compte des dimanches ou jours feriés travaillés et ajouter 25% au temps saisi pour adapter votre saisie prévisionnelle et éditez le tableau de bord en fin de saisie du prévisionnel pour connaître les temps à réajuster.

Saisie du temps de travail réalisé

Dans le menu Outils, sélectionner saisie des temps personnels pour afficher la fenêtre de saisie des temps réalisés sur les projets et les horaires réels pratiqués.

Pour le 5 de chaque mois au plus tard, le temps réalisé doit être saisi en 2 étapes :
Saisie des horaires (heures embauche et débauche matin et après-midi) ou des congés (CP, maladie ou autres par journée ou demi-journée)
Affectation sur les actions

La saisie des horaires et la saisie des temps affectés aux actions doivent être identiques pour pouvoir être validées, sous peine de perdre les informations renseignées, avec une tolérance de 15mn maximum entre la saisie des horaires et du temps affecté.

N.B. : dans l’attente de l’import de la programmation en début d’année, ce blocage de saisie est retiré provisoirement pour permettre la saisie des horaires

Des messages d’alerte ou d’avertissement pourront apparaître selon que les règles en vigueur ne sont pas respectées et peuvent être alors bloquantes ou non selon les cas (type de règles et/ou type de convention)

La ligne suivi de temps (en heures ou en jours) permet au jour le jour de connaître l’état d’avancement et les écarts éventuels entre le réel et le prévisionnel afin d’ajuster au mieux le temps de travail restant à réaliser.

Dans l’exemple, à la fin de la première semaine de janvier, entre le réalisé et le prévisionnel, il y a un peu moins de 3H d’heures faites en trop.

Export des tableaux de bord

Non fonctionnel, en attente de compléments.

Bonne saisie !