Premières choses à faire sous Zimbra

Voilà, au revoir OVH, bonjour Zimbra. Voici une liste de choses à faire en priorité maintenant que vous avez migré.

A configurer sous zimbra (online ou desktop)

  • la lange et le timezone (ne modifier que ce qui est utile, merci de ne pas changer le mot de passe pour le moment),
  • configurer les paramètres de calendrier (semaine, horaires de travail...), sans oublier de cocher "autoriser la délégation pour les clients Apple Ical CalDav si on veut utiliser une application agenda externe (sur smartphone ou autre),
  • mettre en place la signature, et si vous voulez passer en HTML n’insérer surtout pas d’image, mais le lien suivant pour le logo ’http://www.cen-centrevaldeloire.org/fichiers/images/Logos/Cen_Centre_Logo2012_rvb.jpg’,
  • paramétrer l’utilisation des carnets partagés, pour cela cocher "Inclure les adresses dans les carnets partagés" dans la partie saisie automatique
  • vérifier les événements importés par l’administrateur dans votre agenda :
    • encodage (accents et caractères spéciaux),
    • participants aux événements ou vous avez invité d’autres personnes,
    • ressources et lieux,
    • statut privé,
    • formule de répétition et rappels,
  • partager votre agenda avec le reste de l’équipe en indiquant comme adresse mail salaries_cen@cen-centrevaldeloire.org, suivre ce didacticiel,
  • récupérer le partage de l’aide zimbra dans le porte-document, en cherchant pour l’utilisateur ’ludovic...’ le dossier ’aide_zimbra’,
  • récupérer le carnet partagé des salariés partagé par l’utilisateur ’ludovic...’,
  • importer vos contacts (autre que salariés du Cen CVL),
  • chercher les agendas partagés de vos collègues,
  • ajouter des amis sur la messagerie instantanée.

Vous êtes sous zimbra desktop

  • installer le dictionnaire, question "How to install spell checker dictionaries ?", c’est un peu complexe, ne pas hésiter à appeler l’administrateur,
  • importer votre historique si nécessaire. A cause d’un soucis d’encodage sous windows, vous ne pourrez pas le faire seul. Mais vous devez le préparer en :
    • triant vos mails,
    • supprimer toutes les pièces jointes qui n’ont pas de raison d’être conservées (je pense entre autre au dossier envoyé), pour cela utiliser l’extension attachment extractor,
    • compacter les dossiers,
    • une fois, et uniquement une fois que tout ceci est fait, contacter l’administrateur pour qu’il s’occupe de migrer vos mails.

Vous êtes resté sous Thunderbird

  • si vous êtes en mode IMAP, vérifier vos abonnements aux dossiers synchronisés (bouton droit sur votre compte puis ’s’abonner’),
  • toujours en IMAP, éventuellement installer l’extension Awesome auto archive permettant de basculer automatiquement vos mails synchronisé en local,
  • mettre à jour votre carnet d’adresse des salariés à venir ici (trop tôt pour le moment),
  • actualiser vos filtres sur les adresses mail cen-centre.org qui sont devenues cen-centrevaldeloire.org,
  • éventuellement ajouter l’extension lightning (si elle ne bloque pas le logiciel) pour visualiser votre agenda dans thunderbird, décrit dans ce didacticiel,
  • mettre à jour votre signature.

Vous êtes en mode synchronisé (IMAP)

Votre quota de mail synchronisé (comprends aussi le poids du porte-document) est de 1 Go. Prenez donc dès maintenant les bonnes habitudes de travail :

  • enregistrer puis supprimer toutes les pièces jointes,
  • faire le ménage dans les messages envoyés, ne conserver que le nécessaire et virer systématiquement les pièces jointes,
  • basculer vos mails en local dès qu’il ne vous semble plus nécessaire de les conserver, ou bien obligez vous à le faire à fréquence fixe (toutes les semaines/mois/trimestre, pas plus long !),
  • si vous n’êtes pas rigoureux, mettez en place des procédures adaptée :
    • basculer dès réception vos messages en local,
    • ne pas créer automatiquement une copie de vos messages envoyés, mais indiquer votre adresse en destinataire si vous voulez en garder la trace,
    • si vous êtes sous thunderbird, utiliser l’extension d’archivage automatique indiqué dans le chapitre précédent.