Fonctionnement :

Saisie comptable

La saisie comptable courante est réalisée par le comptable, dans le logiciel Cegid. Toutes les factures d’achats courants de la structure sont saisies dans le bordereau « Achats de biens et services » puis classées dans le classeur Frais Généraux relatif à la date de la facture, une fois le paiement effectué, et ce par semestre.

Les factures relatives aux actions de sous-traitances et à la programmation (travaux, études, achats financés…) sont saisies en « Sous-traitances » et classées dans le classeur Sous-Traitances pour l’année concernée.

Pour chaque facture comptabilisée, un tampon est apposé indiquant :

  • la date de saisie en comptabilité,
  • la référence de la pièce comptable,
  • le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s),
  • pour la comptabilité analytique : l’année de programmation, le site concerné avec son code et l’axe CPGVA,
  • les date et mode de règlement, ainsi que la banque concernée.

Les notes de frais sont saisies dans le bordereau « Notes de Frais », en détaillant la saisie par type d’achat, et sont classées dans le classeur Notes de Frais par trimestre. Les frais sont saisis par les salariés sous Logeproj et font l’objet d’un import en comptabilité par le comptable.

Les OD de paie sont saisies depuis l’export du logiciel de paie SILAE par le comptable. L’export est enregistré sous O :\Finances_Comptabilite\paies et charges sociales\année\mois et permet de détailler la saisie par établissement.

Règlements fournisseurs

Une fois saisie, la facture est positionnée dans le prévisionnel de trésorerie afin de prévoir son règlement. Les factures sont réglées sur chaque banque afin de varier les flux, et en fonction des plafonds appliqués par les établissements bancaires (limite de 10K€ sur le Crédit Agricole).
Le règlement des salaires et des notes de frais se fait via le Crédit Agricole et aux listes de virements qui facilitent la saisie des virements groupés (le plafond est dans ce cas de 60K€).

Signature des documents

Une fois les virements réalisés, la preuve de virement est imprimée et mis à signature du Directeur si moins de 500€, ou du Président pour tous les montants supérieurs.
La note de frais du Directeur est également à faire signer au Président chaque mois, tout comme les avis de charges sociales (Urssaf, Retraite, Prévoyance, Taxe sur les salaires).

Classement et archivage

Le classement des factures se fait dans le bureau du comptable, ainsi que celui des relevés de banque, des notes de frais, des factures de vente.