PROCEDURE :

  • Programmation et élaboration du budget annuel (Suivi effectué par la direction et la responsable administrative et financière)

Conformément aux statuts, le Conseil d’administration valide la programmation annuelle et le budget prévisionnel établis par la Direction, début décembre de chaque année.

Une synthèse des principales orientations sur lesquelles a été établie la programmation opérationnelle est présentée en Conseil d’administration. Un document spécifique plus détaillé peut être édité à l’issue du CA afin de présenter les opérations en appui aux demandes de subventions.

Une fois la programmation annuelle validée en Conseil d’administration, la direction effectue un import sous forme de fichier Excel afin de suivre la réalisation des opérations pour une année N.
C’est un fichier qui sert aux chargés de gestion écologique et gardes animateurs, aux animateurs territoriaux, aux RST et RCA, au service comptable et à la direction.

Il recense, par département et par site, et selon les axes CPGVA concernés, toutes les actions de sous-traitance ou de foncier prévues dans l’année et demandées en subventions auprès des différents financeurs, en indiquant les quotes-parts respectives par pourcentage et le cas échéant la part d’autofinancement.

  • Gestion de la trésorerie (Suivi effectué par la responsable administrative et financière et le comptable)

Le Cen Centre-Val de Loire fonctionne avec quatre établissements bancaires distincts : le Crédit Agricole, le Crédit Coopératif, la Caisse d’Epargne et la Banque des territoires afin de bénéficier conjointement de plusieurs lignes de crédits (découverts bancaires, billets de trésorerie).

La consultation des comptes bancaires est opérée quotidiennement par le comptable et donne lieu à la mise à jour informatique sous tableur des rapprochements bancaires de chaque établissement et en parallèle de la mise à jour de la comptabilité.

Afin de faire face aux difficultés récurrentes de trésorerie et d’être en mesure de pouvoir au moins régler les salaires et charges sociales afférentes en période très tendue de position des comptes bancaires, un suivi régulier et une gestion de trésorerie s’imposent au moins de manière hebdomadaire selon les périodes.
Il s’agit d’établir un prévisionnel de trésorerie, et d’en faire son suivi régulier afin de l’actualiser en fonction des encaissements et décaissements effectifs via tableur excel.

  • Gestion des demandes de subventions (Suivi effectué par la direction et la responsable administrative et financière)

Dans le cadre de la programmation annuelle et une fois les arbitrages effectués, l’équipe technique rédige des fiches de demandes de subventions sous forme de document type détaillant le type d’action concernée, le site, une cartographie, la superficie et le prix prévisionnel estimé.
Ces fiches DDS sont centralisées au siège dans un répertoire annuel ad hoc afin d’être jointes aux demandes de subventions auprès des différents financeurs.
Chaque financeur a ses modalités propres de présentation de demandes de subventions, soit sur portail, soit par courrier, et un calendrier auquel la Direction doit se soumettre pour les dates de dépôt des demandes de financement.
Afin de suivre le dépôt des demandes de subventions, un fichier ad hoc sous excel S5_Suivi_Subventions_AnneeXX est mis à jour (sous O :\Finances_Comptabilite\Subventions).

  • Gestion du suivi des demandes de subventions (Suivi effectué par la direction, la responsable administrative et financière et le comptable)

Une fois les demandes de subventions accordées, le tableur est mis à jour avec les conventions reçues en indiquant les montants conventionnés par financeur et par convention, en reprenant les dates de signature, de début d’éligibilité des opérations, de fin d’opérations, de demande de solde en distinguant les parts de fonctionnement et d’investissement.
Ce tableau permet de suivre à la fois les demandes de paiement effectuées et attendues afin de procéder aux relances le cas échéant et l’avancement des opérations par convention tout au long de l’année en renseignant les engagements effectués au titre des sous-traitances.
Au moment du bilan annuel, ce document retrace au 31/12/N les conventions en cours et celles qui sont terminées en attente de paiement. Aussi, ce tableau permet de suivre les fonds dédiés sur subventions au niveau sous-traitance et régie sur les parts consommées et restant à consommer.
Ce tableur fait l’objet d’un contrôle exhaustif par le commissaire aux comptes au moment de la certification des comptes afin de vérifier la cohérence entre la comptabilité et le suivi des subventions opéré par le service comptable.

  • Gestion comptable (Suivi par la responsable administrative et financière et le comptable)

La saisie comptable courante est réalisée par le comptable, dans le logiciel Cegid. Plus d’info dans la fiche 2.5 Gestion Comptable.

  • Gestion du personnel (Suivi par la direction et la responsable administrative et financière)

Lors de son recrutement, le futur salarié est informé de la date et de l’heure de son embauche. Avant sa prise de fonction, il lui est également demandé copies d’un certain nombre de justificatifs personnels afin de constituer son dossier salarié et à remettre à la responsable adminsitrative et financière.
Le suivi du personnel est assuré au niveau administratif par la responsable administrative et financière et par le supérieur hiérarchique concerné. L’ensemble des informations et documents relatifs à chaque salarié sont archivés auprès de la comptabilité et un registre du personnel est mis à jour en fonction des mouvements du personnel sous O :\Finances_Comptabilite\paies et charges sociales.
Un logiciel de paie Sylaé permet de centraliser également les informations liées au personnel et de gérer les paies mensuelles.

  • Gestion des marchés (Suivi par la direction et la responsable administrative et financière)

Le Conservatoire doit recourir aux marchés publics pour certains achats de travaux sur sites, d’aménagements ou de supports de valorisation des sites ou d’études scientifiques sous-traitées.

Les marchés et consultation à réaliser en année N sont construits dans le cadre de la programmation annuelle, en fonction des besoins exprimés et des actions retenues pour être mises en œuvre.
Selon les opérations, celles-ci peuvent faire l’objet d’une action unique ou d’une action pluriannuelle dans le cadre d’un marché à tranches.

Sur la base de la programmation, un tableau annuel de synthèse des consultations est établi. Il sert de référence et de données de base pour la passation des procédures.